What 'Confidential' or 'Legal Mail' means and exactly how to mark it

Bajo la política de CoreCivic, los “corresponsales especiales” son categorías específicas de personas y oficinas con las que a un interno/residente se le permite enviar y recibir correspondencia confidencial. La lista incluye funcionarios electos estatales y federales, ciertos funcionarios estatales y federales designados, jueces y tribunales, y abogados que pueden ser verificados como licenciados para ejercer la abogacía en cualquier estado. También incluye a funcionarios gubernamentales responsables de la custodia, libertad condicional o supervisión de libertad a prueba de alguien, agencias del condado involucradas en procedimientos de custodia de menores, funcionarios de un consulado extranjero y ciertas organizaciones legales y de libertades civiles.

Para que la correspondencia especial entrante sea manejada como confidencial, el sobre debe estar claramente marcado: “Confidential/Legal Mail.” Esa marcación exacta es lo que indica al personal que la carta debe tratarse como correspondencia especial en lugar de correo personal regular.

La marcación por sí sola no es suficiente. El sobre también debe mostrar el nombre y el cargo del remitente para que pueda identificarse como proveniente de alguien que califica como corresponsal especial. Si no se puede identificar al remitente como un corresponsal especial aprobado basándose en lo que aparece en el exterior del sobre, la instalación puede tratarlo como correspondencia general en lugar de correo confidencial/legal.

El correo regular (no especial) no recibe manejo confidencial. Según la política, toda correspondencia general entrante está sujeta a ser leída - ya sea en parte o en su totalidad - y registrada en busca de contrabando antes de ser entregada al interno/residente. Esa es la regla básica para el correo personal ordinario.

El correo confidencial/legal es diferente, pero solo cuando está debidamente identificado. La correspondencia especial entrante debe estar marcada “Confidential/Legal Mail,” y debe llevar el nombre y el cargo de un remitente que se considere “especial” según la política. Cuando se la reconoce como correspondencia especial, puede abrirse e inspeccionarse en presencia del interno/residente al que va dirigida - en lugar de manejarse de la misma manera que el correo general.

Si la correspondencia especial se abre por error, la política especifica lo que el personal debe hacer. La correspondencia no será leída y debe volverse a sellar inmediatamente. El empleado que la abrió tiene que marcar el sobre “opened in error,” y luego firmarlo y poner la fecha. La instalación también mantiene un registro para documentar cada vez que se abre en error correspondencia especial, y las porciones que no contengan correspondencia/artículos prohibidos serán igualmente entregadas al destinatario.

1. Do not read the contents - if special correspondence is opened in error, it must not be read.
2. Reseal it immediately - the correspondence should be closed back up right away.
3. Mark the envelope “opened in error” - this note must be written on the envelope.
4. Sign and date the envelope - the employee who opened it must add their signature and the date.
5. Record it in the error log - a log is maintained to document all special correspondence opened in error.
6. Deliver allowable contents - any portions that don’t contain prohibited correspondence/items are delivered to the addressee.

Practical Tips

• ✓ Use special-correspondent channels only if the sender fits an approved category (for example, an attorney licensed in any state, a court, or specified public officials).
• ✓ Write “Confidential/Legal Mail” clearly on the outside of the envelope.
• ✓ Include the sender’s name and official title on the envelope so staff can identify it as special correspondence.
• ✓ If it isn’t identifiable as special correspondence, expect it to be treated as general mail - which can be read (in part or in full) and searched before delivery.