Enviar documentos durante una visita por video: Cómo funciona el sistema de fax
¿Necesita enviar documentación a alguien durante una visita por video en Edna Mahan? El sistema de videoconferencias tiene una opción de fax incorporada precisamente para este propósito.
En Edna Mahan y otras instalaciones de NJDOC, el sistema de videoconferencia incluye una máquina de fax para recibir documentos durante un VTC. La configuración permite que el recluso reciba transmisiones de documentos directamente como parte de la videoconferencia.
Las videoconferencias se realizan de lunes a viernes, de 8:00 AM a 4:00 PM. Intente programar su VTC para que comience al menos una hora antes del cierre - esto le da margen de maniobra si va a enviar documentos durante la sesión.
El formulario de solicitud de videoconferencia incluye un campo "FAX Yes/No". Si planea enviar documentos por fax durante la sesión, márquelo y notifique con antelación cuando envíe su solicitud de VTC.
Recordatorio: Envíe su solicitud de videoconferencia por fax al coordinador de videoconferencias de la instalación al menos 48 horas (2 o más días hábiles) antes.
Los documentos enviados por fax a un recluso durante un VTC en Edna Mahan se tratan como confidenciales. El recluso recibe los documentos transmitidos sin interrupción por parte del personal de NJDOC - importante cuando la documentación es de carácter urgente o legal.
Esa confidencialidad solo funciona si la documentación se enruta correctamente. Por eso el formulario de solicitud pide aviso con antelación - para que la instalación pueda prepararse para la recepción de documentos y manejarlos adecuadamente durante su sesión.
Consejo: Si va a enviar documentos sensibles, use la opción de fax tal como está diseñada - indíquela en el formulario de solicitud y dé aviso con antelación para que los documentos puedan ser tratados como confidenciales durante el VTC.
Una limitación importante: los reclusos no pueden enviar faxes hacia el exterior. La capacidad de fax es unidireccional - solo entran documentos dirigidos al recluso.
Practical Checklist
- ✓ En el formulario de solicitud de VTC, seleccione FAX Yes si va a enviar documentos por fax al recluso el día de la videoconferencia.
- ✓ Incluya aviso con antelación en el formulario de solicitud de que se espera un fax entrante cuando solicite la fecha y hora del VTC.
- ✓ Envíe la solicitud de videoconferencia por fax al coordinador de videoconferencias de la instalación (o su delegado) al menos 48 horas (2 o más días hábiles) antes.
- ✓ Antes de enviar documentos, confirme con el coordinador de videoconferencias qué línea de fax usar para la transmisión de documentos durante el VTC.
- ✓ Durante el VTC, confirme que los documentos fueron recibidos, y recuerde que se tratan como confidenciales y se ponen a disposición del recluso sin interrupción durante la transmisión.
- Envíe su solicitud de VTC por fax con antelación - Envíe la solicitud por fax al coordinador de videoconferencias de la instalación (o su delegado) al menos 48 horas (2 o más días hábiles) antes de la conferencia.
- Complete los campos relacionados con fax en el formulario - Marque “FAX Yes/No”, y asegúrese de que conste el aviso con antelación del fax entrante cuando solicite la fecha y hora del VTC.
- Envíe los documentos y confirme la recepción durante la sesión - Envíe los papeles por fax a la línea de fax confirmada y verifique durante el VTC que el recluso tuvo acceso a los documentos transmitidos.
Nota de programación: Los servicios de VTC funcionan de lunes a viernes de 8:00 AM a 4:00 PM. Cuando pueda, programe la conferencia para que comience a más tardar una hora antes del cierre.
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