What to Expect During a Video Visit at New Jersey Facilities: Privacy, Procedures, and Your Loved One's Rights

Durante una videoconferencia, su ser querido se sienta solo en una cabina o habitación especialmente construida. Estos espacios están insonorizados para que una conversación normal no se pueda escuchar afuera - y el ruido exterior no se filtre. Dicho esto, el personal aún puede ver lo que ocurre. Cada cabina incluye un panel de visualización o monitor que permite al oficial del puesto supervisar visualmente al recluso durante la sesión.

• ✓ El oficial del puesto de videoconferencias se asegura de que el recluso correcto esté en el área de espera del VTC al menos 10 minutos antes de la conferencia programada.
• ✓ El oficial del puesto de videoconferencias verifica que el sistema de videoconferencia esté encendido y listo.
• ✓ El oficial del puesto de videoconferencias verifica que la máquina de facsímil esté encendida y lista para recibir llamadas entrantes.

Cuando un recluso se conecta con personal de una agencia externa (o alguien que actúe en nombre de esa agencia), la conversación se trata como privilegiada y confidencial. El contenido no debe compartirse ni tratarse como una conversación "abierta" solo porque ocurra dentro de una instalación. Si su ser querido está en videoconferencia con un abogado o representante de una agencia, se espera que la conversación permanezca protegida. La configuración de la cabina y las normas de confidencialidad existen para que puedan hablar libremente sin que nadie los escuche.

Antes de una videoconferencia con un recluso con sentencia estatal, el personal debe confirmar que el recluso entiende que la sesión es confidencial. Además, el recluso debe firmar un Formulario de Consentimiento del Recluso con anterioridad. Si usted está coordinando un VTC y las cosas parecen retrasarse, este paso de consentimiento podría ser la razón. La instalación necesita verificar que tanto el aviso como el formulario firmado estén en vigor antes de comenzar.

1. Advise the inmate about confidentiality - El oficial del puesto o su designado asegura que el recluso con sentencia estatal haya sido informado de que la videoconferencia es confidencial.
2. Complete the consent paperwork - El recluso firma el Formulario de Consentimiento del Recluso antes de la videoconferencia.
3. Stage the inmate ahead of time - El oficial del puesto se asegura de que el recluso correcto esté en el área de espera del VTC al menos 10 minutos antes de la conferencia programada.
4. Confirm the system is ready - El oficial del puesto verifica que el sistema de videoconferencia y la máquina de facsímil estén encendidos y listos para recibir llamadas entrantes.

Aunque el recluso esté solo en la cabina, el personal aún puede observar a través de un panel de visualización o monitor. Eso forma parte del diseño de la sala. La supervisión visual no significa que alguien esté escuchando. La norma es clara: ninguna tercera persona - incluido un oficial correccional - puede estar presente o dentro del alcance auditivo a menos que tanto el recluso como su abogado o funcionario del tribunal lo autoricen por escrito.

Si la confidencialidad se ve vulnerada durante la sesión de un recluso con sentencia estatal, debe informarse al Coordinador de Videoconferencias de NJDOC dentro de las 48 horas. A partir de ahí, el asunto se investiga y se aborda mediante medidas correctivas. Si cree que algo salió mal, anote los detalles inmediatamente - fecha, hora, quién estuvo involucrado, qué observó. Tener esto documentado le ayuda a informar con claridad dentro de ese plazo de 48 horas.

Las videoconferencias pueden terminarse antes de tiempo. Las instalaciones se reservan el derecho de terminar una sesión si el oficial del puesto considera que el comportamiento del recluso es inapropiado - o por otra "causa justificada". Si su sesión termina de forma abrupta, pregunte qué ocurrió y si pueden reprogramarla. Si considera que se manejó de forma inapropiada, documente los detalles y haga un seguimiento a través de la cadena de videoconferencias de la instalación para dejar su inquietud registrada.