What NOT to Mail to the Phoenix Address: Money Orders, Legal Mail, and Other Exceptions at HRRJ

Quick Checklist

• ✓ Cheques (no envíe cheques al Phoenix, MD scanning P.O. Box)
• ✓ Giros postales (no envíe giros postales al Phoenix, MD scanning P.O. Box)
• ✓ Correo privilegiado abogado-cliente (no envíe correo legal/privilegiado al Phoenix, MD scanning P.O. Box)

El Phoenix, MD P.O. Box maneja correo personal que se escanea y se entrega digitalmente a las tabletas de los internos a través de la aplicación "Facility Messages". Ese flujo de trabajo de escaneo funciona para cartas, fotos y dibujos. No está diseñado para pagos ni correspondencia legal confidencial. Los cheques, giros postales y el correo privilegiado abogado-cliente requieren un manejo diferente, por lo que HRRJ le pide que siga los procedimientos separados de la instalación para esos artículos en lugar de enviarlos a la dirección de Phoenix.

El aviso de HRRJ es claro sobre lo que no se debe enviar a la dirección de escaneo de Phoenix, pero no publica una dirección postal alternativa para cheques, giros postales o correo privilegiado abogado-cliente en la misma guía. Para esos artículos, deberá seguir las directrices existentes de la instalación. ¿Envía algo sensible al tiempo como correo legal o un pago? Verifique el destino y el proceso correctos con la cárcel antes de depositarlo en el buzón.

1. Confirme la categoría de lo que va a enviar. Las cartas/fotos/dibujos personales siguen el proceso de escaneo, pero los cheques, giros postales y el correo privilegiado abogado-cliente no.
2. Pregunte a HRRJ por el procedimiento correcto para pagos o correo legal. El aviso de la instalación dice que esos artículos deben seguir directrices separadas, no la dirección de escaneo de Phoenix.
3. Verifique dos veces los datos de dirección antes de sellar el sobre. Para el correo personal enviado mediante el escaneo, incluya el nombre completo de la instalación (sin abreviaturas) y el estado, el nombre completo e identificador del interno, y su nombre completo y dirección física.

¿Ya envió algo a una dirección antigua? El aviso de HRRJ dice que el correo enviado a la dirección anterior será devuelto al remitente a partir del 1 de noviembre. El aviso también indica que el cambio de dirección de correo personal entra en vigor de inmediato. Si no está seguro de si su envío llegó al lugar equivocado, trátelo como urgente. Confirme los siguientes pasos rápidamente para que pueda reenviarlo correctamente.

1. Anote exactamente lo que planea enviar. “Giro postal”, “cheque de caja” o “correo privilegiado abogado-cliente” importa porque HRRJ trata estos elementos de manera distinta al correo personal.
2. Contacte a HRRJ y pregunte dónde debe enviarse específicamente ese artículo. El aviso de la instalación dice que los cheques/giros postales y el correo privilegiado abogado-cliente no deben ir a la dirección de escaneo de Phoenix, MD.
3. Confirme qué identificadores deben aparecer en el sobre. Para el correo personal canalizado mediante el escaneo, HRRJ requiere el nombre completo de la instalación (sin abreviaturas) y el estado, el nombre completo e identificador del interno, además de su nombre completo y dirección física.
4. Obtenga las instrucciones por escrito si puede. Incluso una nota corta que guarde para usted (con quién habló, fecha/hora y lo que le dijeron) ayuda si algo se retrasa o se devuelve.

El cambio de dirección de correo personal ya está en vigor, por lo que usar instrucciones antiguas puede provocar demoras o devoluciones de correo. HRRJ también indica que puede modificar políticas y procedimientos en cualquier momento. Su movimiento más seguro: verifique el proceso actual cada vez que envíe algo sensible, costoso o con fecha límite.