Cómo Illinois DOC maneja su correo: escaneo, excepciones y cómo dirigir el correo para un procesamiento más rápido
¿Escribe a alguien en Illinois DOC? El cambio más importante que debe saber: la mayoría del correo personal ya no se entrega en papel. A continuación se explica cómo funciona el escaneo, qué evita el escáner y un truco de dirección que previene demoras.
Cuando llega correo no privilegiado, el personal del correo escanea todo a color - anverso y reverso del sobre, además de cada artículo dentro (cartas, tarjetas de felicitación, fotos). Esas imágenes escaneadas se convierten en archivos PDF que se cargan en el Bulletin Board de la persona, donde puede verlos y descargarlos en su tableta. En resumen: su ser querido recibe una copia digital de lo que usted envió, no la carta física.
Nota: El proceso de escaneo anterior se aplica al correo no privilegiado. El correo legal/privilegiado se maneja de forma diferente.
Las publicaciones funcionan de manera distinta. Las revistas, periódicos y artículos similares no se escanean ni se fotocopian - no aparecerán en la tableta como lo hace una carta normal.
Ciertos documentos quedan fuera completamente del sistema de escaneo. Los documentos oficiales del gobierno - certificados de nacimiento, tarjetas de Seguro Social - no se escanean ni se fotocopian. Si necesita entregar un documento gubernamental original a una persona bajo custodia, sepa que no se manejará como correo escaneado normal.
La correspondencia del personal de IDOC a una persona bajo custodia también evita el escáner. Por eso algunos documentos y notificaciones no aparecerán como archivos PDF cargados en el Bulletin Board.
El correo marcado como "no autorizado" según las políticas de IDOC no se escanea ni se fotocopia. No pasará por el proceso electrónico normal que su ser querido utiliza para leer el correo personal.
El correo que se devuelve al remitente también evita el escaneo electrónico. Eso significa que si algo provoca una devolución, su ser querido no lo verá en su tableta - y los errores pueden crear brechas más largas en la comunicación.
El Director también puede excluir correo entrante específico del proceso de escaneo. Si un artículo es marcado de esa manera, no seguirá la ruta normal de 'escanear a PDF y cargar'.
Addressing Tip
- ✓ Coloque el número IDOC de la persona justo al lado (en proximidad) de su nombre en el sobre.
- ✓ Mantenga el nombre + número IDOC fácil de identificar para que pueda procesarse rápidamente.
- ✓ Si envía correo con regularidad, trate el número IDOC como parte de la línea de dirección “imprescindible”, no como un detalle opcional.
¿No sabe el número IDOC? Búsquelo usando la Individual in Custody Search en el sitio web de IDOC. Una vez que lo tenga, inclúyalo cerca del nombre de la persona cada vez que le envíe correo. Este paso simple ayuda a que su carta avance en el procesamiento sin demoras evitables.
¿Envía material de lectura? Mantenga claras dos reglas. Primero, las publicaciones no se escanean como las cartas personales - no aparecen en la tableta. Segundo, los libros de tapa dura no están permitidos como correo entrante. Solo libros de bolsillo.
Consejo: Antes de pedir o enviar un libro, compruebe que no sea de tapa dura. Los libros de tapa dura no están permitidos como correo entrante en Illinois DOC.
El correo legal o privilegiado no sigue el mismo proceso que las cartas no privilegiadas que se escanean y cargan en el Bulletin Board. Si va a enviar correo legal/privilegiado, utilice la orientación de IDOC para correo privilegiado para que se enrute y maneje conforme a las reglas correctas.
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