Cuánto tiempo la BOP conserva cartas, correos electrónicos y grabaciones de llamadas telefónicas (lo que las familias deberían saber)
¿Necesitas una copia de un registro de mensajes o de una grabación telefónica? El tiempo importa. La BOP utiliza sistemas separados para el seguimiento de correo/correos electrónicos y para las llamadas telefónicas, cada uno con su propia ventana de retención.
Las cartas y los correos electrónicos que llegan a una instalación de la BOP se registran en el Correspondence Tracking System (CTS). Esta es la base de datos central que la BOP usa para rastrear toda la correspondencia entrante, incluidos los mensajes de familiares y del público.
Las llamadas telefónicas se gestionan mediante un sistema diferente llamado TRUFONE, que almacena las grabaciones de forma temporal. La palabra clave ahí es "temporalmente": si crees que podrías necesitar una grabación más adelante, entender el plazo de retención ahora evita dolores de cabeza.
Note: La BOP procesa los correos electrónicos de la misma manera que la correspondencia escrita. Si se comunica con Central Office, las respuestas pueden tardar aproximadamente 20–30 días hábiles.
Los registros del CTS no permanecen para siempre. Según el calendario de disposición aprobado, los registros se destruyen o eliminan cuando cumplen 2 años - o 2 años después de la última entrada, lo que corresponda. El "reloj" puede depender de cuándo se registró por última vez la actividad, pero en cualquier caso, se trata de años, no de décadas.
Practical takeaway: Si crees que necesitarás un registro del CTS, no esperes. Las respuestas de Central Office tardan aproximadamente 20–30 días hábiles, y ese plazo puede reducir tu margen.
TRUFONE conserva las grabaciones por un período mucho más corto que el que CTS mantiene los registros de correspondencia. Las grabaciones de llamadas se eliminan después de 180 días. Una excepción: las grabaciones pueden conservarse más tiempo cuando se necesitan para fines legales o administrativos. Una llamada que normalmente desaparecería al cumplirse los seis meses puede permanecer en el sistema si hay un asunto en curso.
Keep in mind: Las grabaciones de TRUFONE se eliminan después de 180 días, a menos que se retengan por motivos legales o administrativos.
Algunos registros desaparecen aún más rápido. Ciertos archivos escaneados de TRUFACS - como las autorizaciones de recluso del BP Form 199 - están designados como temporales y se destruyen 90 días después de la verificación.
- Empieza por nombrar el registro que intentas encontrar - ¿Es una pieza de correspondencia (carta/correo electrónico), una grabación de llamada telefónica o un formulario de autorización escaneado?
- Asócialo con el sistema correcto - CTS cubre el seguimiento de correspondencia (cartas y correos electrónicos), TRUFONE cubre las grabaciones de llamadas telefónicas, y ciertos archivos escaneados de TRUFACS pueden incluir autorizaciones BP Form 199.
- Trabaja dentro de la ventana de retención - Los registros de CTS están programados para eliminación a los 2 años (según la antigüedad del registro o la entrada más reciente). Las grabaciones de llamadas de TRUFONE se eliminan después de 180 días a menos que se conserven más tiempo por motivos legales o administrativos. Algunos archivos escaneados de TRUFACS se destruyen 90 días después de la verificación.
- Actúa rápido si el tiempo es limitado - Si te acercas al límite de 180 o 90 días, trátalo como urgente y presenta tu solicitud tan pronto como puedas.
- Ten en cuenta el tiempo de respuesta al contactar a Central Office - Debido a que los correos electrónicos se procesan como correspondencia escrita, una respuesta puede tardar aproximadamente 20–30 días hábiles.
Planning tip: ¿Esperando una respuesta de Central Office? Calcula aproximadamente 20–30 días hábiles para el tiempo de respuesta.
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