Cómo solicitar una videoconferencia con un recluso en South Woods: la regla de 48 horas explicada

¿Necesita una videoconferencia con alguien en South Woods? Planifique en torno a la regla del fax de 48 horas. Su solicitud debe ser enviada por fax al coordinador de la instalación al menos 48 horas antes de la fecha solicitada; los fines de semana y los días festivos no cuentan para ese plazo. Aquí le explicamos cómo cronometrar su solicitud, cuándo se programan típicamente las conferencias y qué hacer si le falta el número de fax o la información de contacto.

El coordinador de la instalación se encarga de las solicitudes de videoconferencia y la presentación debe hacerse por fax. Considere el fax como su "inicio del reloj". Su solicitud debe llegar al menos 48 horas antes del día solicitado, excluyendo fines de semana y días festivos de ese cálculo. Comience con el formulario de solicitud VTC y envíelo con anticipación.

• ✓ Utilice el formulario de solicitud VTC y envíelo por fax
• ✓ Envíe por fax la solicitud a la institución y al coordinador correspondientes
• ✓ Envíela al menos 48 horas antes del día solicitado
• ✓ Cuente las 48 horas excluyendo fines de semana y días festivos

Las videoconferencias se realizan de lunes a viernes, de 8:00 AM a 4:00 PM. Si solicita un horario fuera de ese intervalo, tendrá que reprogramarla.

También hay un límite práctico cerca del final del día: las conferencias deberían comenzar, siempre que sea posible, a más tardar una hora antes del cierre. Los espacios a última hora de la tarde son más difíciles de acomodar. Procure pedir horarios más tempranos si puede. Eso da tiempo para el registro, la configuración y cualquier demora inesperada.

¿No tiene el número de fax de la instalación? ¿No está seguro de quién es el coordinador? Contacte a la NJDOC Videoconferencing Program Office para obtener ayuda. Phone: 609-826-5642. Fax: 609-984-8284.

Dése tiempo adicional. Ninguna agencia tiene prioridad de programación, por lo que la disponibilidad puede llenarse rápidamente, especialmente en días populares o en franjas horarias tardías.

1. Complete la información del recluso - Ingrese el nombre del recluso y su número de recluso exactamente como aparecen.
2. Elija el horario solicitado - Agregue la fecha solicitada, la hora de inicio y la duración aproximada de la conferencia.
3. Identifique la oficina solicitante - Indique su agencia e incluya el condado/región/municipio si su agencia tiene más de una oficina o ubicación.
4. Agregue un punto de contacto claro - Proporcione el nombre de la persona de contacto e incluya su teléfono del trabajo, teléfono celular, correo electrónico y número de fax.
5. Marque si enviará documentos por fax al recluso ese día - Indique FAX Yes/No si va a enviar por fax un documento al recluso el día de la videoconferencia.
6. Firme y feche la solicitud - Incluya la fecha de hoy y la firma para que la solicitud esté completa antes de enviarla por fax.
7. Envíe por fax con suficiente antelación - Envíe la solicitud a la institución y al coordinador correspondientes al menos 48 horas antes del día solicitado, excluyendo fines de semana y días festivos.

Practical-tips-checklist

• ✓ Elija un horario entre semana dentro del horario operativo de 8:00 AM a 4:00 PM
• ✓ Cuando sea posible, solicite una hora de inicio que sea al menos una hora antes del cierre
• ✓ Cuente el plazo de 48 horas excluyendo fines de semana y días festivos
• ✓ Asegúrese de que el formulario de solicitud VTC esté completo antes de enviarlo por fax
• ✓ Incluya el teléfono y el número de fax de su persona de contacto para que el personal pueda confirmar o ajustar la programación
• ✓ Si no tiene el fax/contacto correcto de la instalación, llame a la NJDOC Videoconferencing Program Office (609-826-5642) o envíele un fax (609-984-8284) para recibir orientación

La programación es por orden de llegada. Si el momento es importante - plazos judiciales, itinerarios de viaje ajustados, disponibilidad limitada - envíe su fax lo antes posible.