Cómo completar el formulario de Registro de la Sala de Investigación y el Records Request/Reserve form del NYS Archives (para búsquedas en Southport)
¿Planea solicitar expedientes de reclusos relacionados con Southport en los New York State Archives? Necesitará dos formularios: el Research Room Registration form (para acceso a la sala de investigación) y el Records Request/Reserve form (para que traigan cajas o unidades específicas). Aquí tiene una guía práctica de lo que pide cada formulario y qué escribir cuando realiza una búsqueda de Southport.
Antes de que pueda solicitar registros en persona, necesitará completar el New York State Archives Research Room Registration Form. Las instrucciones son sencillas: rellene los puntos 1 al 11 y luego firme la declaración. Ahí es donde confirma que ha recibido las reglas de la sala de investigación y acepta cumplirlas. No lo omita, incluso si ha visitado antes.
Consejo: Traiga lo básico que necesitará para completar los puntos 1–11 (como su información de contacto actual) para que no tenga que adivinar en el mostrador.
En el formulario de registro hay una sección para el tipo de identificación que presenta, junto con campos para un número de licencia de conducir y el estado emisor. En la práctica, eso significa que querrá tener su identificación a la mano mientras se registra para que el personal pueda anotarla rápida y exactamente.
El Records Request/Reserve form le indica a los Archives qué deben traer para usted. No lo llenará una sola vez: necesita un formulario separado por cada series-accretion que solicite. Los tres primeros espacios cubren lo básico: su nombre como investigador (espacio 1), el número de series-accretion (espacio 2) y el título corto de la series-accretion (espacio 3). ¿Solicita múltiples accretions dentro de la misma serie? Planee formularios separados para mantener cada solicitud clara y completa.
- ✓ Use one Records Request/Reserve form for each record series-accretion you’re requesting.
- ✓ List every specific box, volume, or unit you want pulled from that series-accretion on that form.
- ✓ If your request is tied to a particular accretion, include that series-accretion number on the form so staff can match your request to the correct grouping of records.
Una vez que haya completado la información de la serie (espacios 1–3), necesitará los identificadores exactos que usan los Archives para localizar los materiales. El formulario indica que debe consultar con el personal para obtener el número de contenedor/archivo/expediente/ítem o el número del rollo de microfilm para el espacio 4, además del contenido para el espacio 5. No adivine los números de caja ni escriba "Southport files" esperando lo mejor. Obtenga los detalles precisos del contenedor y del contenido del personal antes de completar la hoja de solicitud.
- Identify the exact records you need - focus on the specific series-accretion you’re requesting so your form stays “one series-accretion per form.”
- Collect the container and contents details - you’ll need the container/file/item (or microfilm roll) number for space 4 and the contents for space 5.
- Confirm details with Archives staff - the form instructs researchers to consult staff for the container number and contents, which helps prevent delays from incomplete or mismatched requests.
Para búsquedas de Southport, Series 14610 es el identificador clave. Los State Archives mantienen una subserie de expedientes de reclusos dentro de Series 14610 que cubre específicamente a los hombres encarcelados en Southport Correctional Facility. Al completar el Records Request/Reserve form, esto es típicamente lo que ingresará en los campos "record series-accretion number" y "record series short title" (espacios 2 y 3).
Una accretion que puede encontrar es W0049-21. Esto cubre a los reclusos cuyas sentencias alcanzaron fechas de vencimiento máxima en 2003–2004, limitado a categorías específicas de delito grave y monitoreo central: Class A-1, CMC A status; Arson 1st/2nd; Kidnapping 1st/2nd; Conspiracy 1st; y Coercion (CMC A, solo clase D). Si su solicitud entra en esta accretion, incluya W0049-21 en el formulario y liste las cajas o unidades exactas que necesita. ¿Solicita otra accretion también? Recuerde: un Records Request/Reserve form por series-accretion.
Ejemplo (cómo se ve una solicitud completa): El espacio 2 puede incluir la series-accretion (por ejemplo, Series 14610 con W0049-21 cuando corresponda), el espacio 3 un título corto que coincida con los expedientes de reclusos de Southport, y luego enumera cada número de contenedor/caja con una breve descripción del contenido para los espacios 4 y 5.
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