Qué sucede cuando escribe al BOP sobre alguien en USP Canaan
Cuando escribe al Bureau of Prisons sobre alguien en USP Canaan—por carta o correo electrónico— su mensaje se registra, rastrea y remite a la oficina correspondiente. Una vez que responden, el registro se cierra. Aquí se explica cómo funciona el proceso y cómo dar seguimiento a su consulta.
The Bureau of Prisons utiliza algo llamado Correspondence Tracking System (CTS) para registrar el correo y los correos electrónicos del público. Si se comunica con una pregunta o inquietud sobre alguien en USP Canaan, CTS es la herramienta interna que registra su mensaje y gestiona lo que ocurre a continuación.
Los correos electrónicos se tratan de la misma manera que las cartas en papel. No espere una respuesta instantánea - las respuestas suelen tardar entre 20–30 días hábiles, según su pregunta y quién necesite revisarla. Una vez que la BOP recibe una carta o correo electrónico sobre un recluso, el personal lo registra en CTS, asigna un número de seguimiento y lo remite al área programática o a la instalación adecuada para su revisión. Después de que envían una respuesta, el registro en CTS se cierra. Ese número de seguimiento vincula su consulta con el flujo de trabajo interno a medida que avanza por el sistema.
- ✓ El número de seguimiento CTS asignado
- ✓ El nombre del remitente
- ✓ El número de registro del recluso
- ✓ El asunto que indicó en su consulta
Los registros de CTS no permanecen indefinidamente. Están programados para eliminación 2 años después de la creación o 2 años después de la última entrada - lo que ocurra más tarde.
- Conserve una copia limpia de lo que envió - guarde una copia de su carta o correo electrónico, además de la fecha en que la envió, para poder consultar la redacción exacta si necesita hacer un seguimiento.
- Esté atento (y anote) el número de seguimiento - CTS asigna un número de seguimiento cuando se registra su correspondencia; ese número es la forma más sencilla de localizar el registro más tarde.
- Respete el plazo normal de respuesta - dado que los correos electrónicos se procesan de la misma forma que la correspondencia escrita, puede tardar alrededor de 20–30 días hábiles en recibir una respuesta.
- Utilice los datos de búsqueda más precisos al comprobar el estado - si está intentando localizar la consulta en CTS, el número de seguimiento es lo ideal. Si no lo tiene, use el nombre del remitente, el número de registro del recluso o el asunto que indicó para ayudar a recuperar el registro.
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