How VADOC Provides Language Help: interpretation, the 'I Speak' card, and translated materials

La política de servicios lingüísticos de VADOC se reduce a una promesa simple: el Departamento tomará medidas razonables para brindar a los reclusos y a las personas en libertad condicional o liberadas condicionalmente con dominio limitado del inglés (LEP) acceso significativo a las instalaciones, servicios, programas y actividades. El idioma nunca debe impedir que el personal se comunique de manera eficaz, ya sea para entender instrucciones, pedir ayuda o participar en procesos obligatorios.

Cuando alguien necesita un intérprete, VADOC no lo limita a un solo formato. La política enumera varios métodos aprobados para proporcionar servicios de interpretación a reclusos y a personas en libertad condicional/liberadas condicionalmente con LEP. El intérprete puede estar presente físicamente, por teléfono, por video o conectado a través de otro dispositivo electrónico aprobado por DOC. Depende de lo que esté disponible y de lo que mejor se adapte a la situación.

1. Use an in-person, on-site interpreter - La política de VADOC permite que los servicios de interpretación se proporcionen con un intérprete presente físicamente cuando ese sea el método utilizado.

1. Use telephone interpretation - Los servicios de interpretación también pueden prestarse por teléfono, lo cual puede ser una opción práctica cuando no hay un intérprete en el lugar.

1. Use video conferencing interpretation - VADOC también reconoce la videoconferencia como una forma aprobada de proporcionar servicios de interpretación cuando un recluso o una persona en libertad condicional/liberada condicionalmente con LEP necesita un intérprete.

1. Use DOC-approved electronic communication devices - Los servicios de interpretación pueden proporcionarse a través de dispositivos electrónicos de comunicación aprobados por DOC, que es otro método oficial que figura en la política.

Algunas situaciones son demasiado importantes como para dejarlas al azar. La política de VADOC exige que los empleados proporcionen asistencia lingüística verbal y escrita para los servicios "vitales" clave, sin costo para el recluso o la persona en libertad condicional/liberada condicionalmente con LEP. Si a tu ser querido se le pide que tome decisiones, cumpla reglas, solicite ayuda o responda a alegaciones, la asistencia lingüística forma parte de ese acceso.

• ✓ Treatment programming
• ✓ Education programming
• ✓ Safety-related communication
• ✓ Medical services
• ✓ Mental health services
• ✓ Grievance processes
• ✓ Disciplinary proceedings
• ✓ Classification proceedings

Para las personas bajo supervisión en la comunidad, la política de VADOC incluye una herramienta sencilla para señalar rápidamente las necesidades lingüísticas. A petición suya, a los probacionados/liberados condicionalmente con LEP se les debe proporcionar una tarjeta "I Speak". La tarjeta ayuda al personal a identificar el idioma principal de la persona tanto para la comunicación oral como escrita, especialmente en momentos en que explicar toda la situación sería difícil.

Dentro de las instalaciones, la política de VADOC también permite identificadores visibles de idioma que hacen que las interacciones cotidianas sean más fluidas. Los reclusos con LEP pueden solicitar que su condición LEP aparezca impresa en el frente de su Inmate Identification Card y que su idioma principal figure en la parte trasera. También pueden solicitar una designación de idioma en la puerta de su celda. Estos identificadores ayudan al personal a reconocer de inmediato que puede ser necesario apoyo para la comunicación.

La orientación es una de las primeras ocasiones en que las personas reciben reglas, opciones e instrucciones, por lo que el acceso lingüístico importa desde el principio. La política de VADOC indica que la información sobre servicios de interpretación calificados debe incluirse en todos los manuales, paquetes y materiales de orientación para reclusos y personas en libertad condicional/liberadas condicionalmente. Los empleados que conducen la orientación también deben proporcionar materiales de orientación escritos traducidos al idioma principal del individuo.

• ✓ Orientation manuals that explain rules and services
• ✓ Orientation packets given during intake, transfer, or initial contact
• ✓ Other orientation materials that include information on qualified interpretation services
• ✓ Written orientation materials translated into the individual’s primary language

Puede que oigas al personal referirse a un "Qualified Bilingual Employee" (QBE). Según la política de VADOC, un QBE es un empleado designado por el LEP Coordinator que es fluido en inglés y al menos otro idioma, y lo suficientemente competente como para transmitir instrucciones complejas en el idioma principal de la persona con LEP. La política define qué es un QBE, pero no establece un proceso detallado para que las familias soliciten un QBE específico por nombre.

Las barreras lingüísticas pueden convertir pequeños problemas en grandes, especialmente cuando hay plazos, necesidades médicas o papeleo disciplinario involucrados. La política de VADOC dice que tomará medidas razonables para que el idioma no impida una comunicación eficaz. Tu objetivo debe ser asegurarte de que tu ser querido esté claramente identificado como alguien que necesita apoyo y sepa qué solicitar.

• ✓ Pide a tu ser querido que diga a los empleados cuál es su idioma principal lo antes posible, especialmente durante la admisión, la transferencia o la orientación, para que puedan ser tratados como LEP cuando necesiten ayuda.
• ✓ Si están en libertad condicional o liberados condicionalmente y tienen dificultades con el inglés, que soliciten una tarjeta “I Speak” para que el personal pueda identificar su idioma principal para la comunicación oral y escrita.
• ✓ Pide a tu ser querido que solicite materiales de orientación escritos traducidos a su idioma principal durante la orientación.
• ✓ Recuérdales que los materiales de orientación deben incluir información sobre servicios de interpretación calificados, para que puedan preguntar dónde está esa información en el paquete/manual.
• ✓ Si se acerca una cita o un procedimiento, pregunta al personal qué método de interpretación se utilizará (en persona, por teléfono, por video o dispositivos electrónicos de comunicación aprobados por DOC).
• ✓ Si el asunto involucra un servicio vital (médico, salud mental, seguridad, programación de tratamiento/educación, quejas, procedimientos disciplinarios o de clasificación), se supone que la asistencia lingüística debe proporcionarse sin costo.